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Datenschutzinformationen zur digitalen Erteilung Entgelt bezogener Dokumente
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihr Arbeitgeber (im Folgenden „Arbeitgeber“ oder „wir“), dessen Kontaktdaten Sie dem Anhang entnehmen können.
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der Adresse des Verantwortlichen und per E-Mail. Die für Ihren Arbeitgeber relevante E-Mailadresse entnehmen Sie dem Anhang.
3. Zwecke, für die Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden (Verarbeitungszwecke) und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihr Arbeitgeber ist gemäß § 108 Abs. 1 S. 1 GewO zur Erteilung von Abrechnungen verpflichtet. Mit Hilfe der Plattform CoreShare wird dieser Vorgang auf digitalem Wege abgebildet. Als Beschäftigte/r erhalten Sie dazu einen Login gestützten Zugriff auf einen Account, in dem Sie Ihre Abrechnungen einsehen und abrufen können.
Für Beschäftigte mit aktiver personalisierter geschäftlicher E-Mailadresse ist die Nutzung des Systems zum Abruf der Unterlagen verpflichtend. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 108 Abs. 1 S. 1 GewO.
Die übrigen Beschäftigten erhalten ohne weiteres Zutun ihre Abrechnungen weiterhin auf postalischem Wege. Ihnen wird aber die Möglichkeit angeboten, stattdessen die digitale Erteilung auf freiwilliger Basis in Anspruch zu nehmen, und zwar durch Bereitstellung einer personalisierten geschäftlichen oder privaten E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Die Anmeldung an dem System setzt die Erfassung einer E-Mailadresse voraus. Die Einwilligung zu dieser Verarbeitung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach erfolgtem Widerruf erhalten Beschäftigte ihre Abrechnungen wieder auf postalischem Wege.
4. Kategorien von Empfängern / konkrete Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der oben genannten Verarbeitungszwecke an die Open Text Software GmbH, Werner-von-Siemens-Ring 20, 85630 Grasbrunn weiter, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist.
5. Übermittlung an Empfänger in Drittländern und angemessene Garantien für diese Übermittlung
Die Muttergesellschaft der Open Text Software GmbH, die Open Text, Inc., hat Ihren Sitz in Kanada. Soweit Datentransfers dorthin erfolgen, sind diese durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU legitimiert.
6. Dauer, für die Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden
Abrechnungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren. Im Portal CoreShare werden sie während der Dauer Ihrer Beschäftigung synchron verfügbar gehalten. Nach dem Austritt aus dem Unternehmen wird der Zugang zum Portal CoreShare für die ausgeschiedenen Beschäftigten gesperrt. Ein Abruf von Daten aus dem Portal ist dann nur nach Absprache mit der Personalabteilung und einer Reaktivierung des Accounts möglich. In diesem Fall ist die Erfassung einer privaten E-Mailadresse erforderlich.
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO).
Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen, vom Recht auf Datenübertragbarkeit Gebrauch machen und Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 20, 21 DSGVO).
Bitte setzen sich mit uns in Verbindung, wenn Sie ein Betroffenenrecht geltend machen wollen.
8. Widerrufsrecht
Soweit die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit unter Verwendung der im Anhang genannten Kontaktmöglichkeiten widerrufen.
9. Beschwerderecht
Als betroffene Person können Sie sich gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO unbeschadet weiterer Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden, wenn Sie der Ansicht sind, durch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verantwortlichen in Ihren Rechten verletzt worden zu sein.
Anhang
Kontakt
Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG, Lutterstr. 14, 33617 Bielefeld, E-Mail: payroll@oetker.de, oetker-nm@corporate-data-protection.com
Zuständige Aufsichtsbehörde
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Kontakt
Dr. August Oetker KG, Lutterstr. 14, 33617 Bielefeld, E-Mail: oetker-gruppe@corporate-data-protection.com
Zuständige Aufsichtsbehörde
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Kontakt
Handelsgesellschaft Sparrenberg mbH, Brokstr. 77, 33605 Bielefeld, E-Mail: hg-sparrenberg@corporate-data-protection.com
Zuständige Aufsichtsbehörde
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Kontakt
Dr. Oetker Tiefkühlprodukte KG Wittlich, Dr.-Oetker-Straße, 54516 Wittlich; E-Mail: personal-wittlich@oetker.de, oetker-wittlich@corporate-data-protection.com
Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Postfach 30 40, 55020 Mainz; E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Kontakt
Dr. Oetker Tiefkühlprodukte Wittenburg KG, Südring 1, 19243 Wittenburg; E-Mail: personal-wittlenburg@oetker.de, oetker-wittenburg@corporate-data-protection.com
Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin; E-Mail: info@datenschutz-mv.de
Impressum
Anbieterin und verantwortlich für den Inhalt dieser Internetseiten:
Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG
Lutterstraße 14
33617 Bielefeld
Telefon: +49 (0) 521 155-0
E-Mail: service@oetker.de
Handelsregister: Amtsgericht Bielefeld HR A 14203
Umsatzsteuer-ID-Nr.: DE 814411623
Vertretungsberechtigter im Sinne des § 5 TMG (Telemediengesetz): Daniela Emonts-Gast
Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit. Die Plattform finden Sie unter http://ec.europa.eu/consumers/odr/
Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir nicht verpflichtet und nicht bereit.
Data protection information on the digital provision of payment-related documents
1. Name and contact details of the data controller
The data controller for the processing of your personal data is your employer (hereinafter referred to as the "Employer" or "we"), whose contact details can be found in the annex.
2. Contact details of the data protection officer
You can contact the Data Protection Officer at the address of the data controller and by email. The email address relevant to your employer can be found in the annex.
3. Purposes for which your personal data are processed (processing purposes) and legal basis for the processing
Your employer is obliged to provide statements of account pursuant to section § 108 para. 1 sentence 1 of the German Trade Regulation Act (GewO). With the use of the CoreShare platform, this process is handled digitally. As an employee, you will receive login-supported access to an account in which you can access and download your payroll statements.
For employees with an active personalised business e-mail address, the use of the system for retrieving the documents is mandatory. The legal basis in this respect is Art. 6 para. 1 p. 1 lit. b) GDPR in conjunction with. § 108 para. 1 sentence 1 GewO.
The other employees will continue to receive their statements by post without any further action. However, they are offered the option of using digital provision on a voluntary basis instead, by providing a personalised business or private e-mail address; the legal basis in this case is Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a) GDPR. Registration with the system requires the collection of an email address. Consent to this processing can be withdrawn at any time with effect for the future. After withdrawal, employees will again receive their statements by post.
4. Categories of recipients / specific recipients of your personal data
We disclose your personal data within the scope of the above-mentioned processing purposes to Open Text Software GmbH, Werner-von-Siemens-Ring 20, 85630 Grasbrunn, which is acting as a processor for us.
5. Transfer to recipients in third countries and appropriate safeguards for this transfer
The parent company of Open Text Software GmbH, Open Text, Inc. is based in Canada. To the extent that data is transferred there, they are legitimised by an EU adequacy decision.
6. Duration for which your personal data is stored
Payroll data is subject to legal retention periods of up to 10 years. They are kept synchronously available in the CoreShare portal for the duration of your employment. After leaving the company, access to the CoreShare portal is blocked for employees who have left. A later retrieval of data from the portal is only possible after consultation with the HR department and a reactivation of the account. In this case, the registration of a private e-mail address is required.
7. Your rights as a data subject
You can request information about whether we are processing personal data about you. If this is the case, you have the right to access this personal data as well as further information related to the processing (Art. 15 GDPR).
If personal data about you is not (or is no longer) accurate or incomplete, you may request that this data be corrected and, if necessary, completed (Art. 16 GDPR).
If the legal requirements are met, you may request erasure or restriction of processing, exercise the right to data portability and object to processing (Art. 17, 18, 20, 21 GDPR).
Please contact us if you wish to assert a data subject right.
8. Right of withdrawal
To the extent that the processing of personal data is based on your consent, you may withdraw this consent at any time by using the contact options listed in the annex.
9. Right of appeal
As a data subject, you may lodge a complaint with a supervisory authority pursuant to Article 77(1) of the GDPR, without prejudice to further legal remedies, if you believe that your rights have been infringed by the processing of your personal data by the controller.
Annex
Contact information
Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG, Lutterstr. 14, 33617 Bielefeld, E-Mail: payroll@oetker.de, oetker-nm@corporate-data-protection.com
Competent supervisory authority
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Contact information
Dr. August Oetker KG, Lutterstr. 14, 33617 Bielefeld, E-Mail: oetker-gruppe@corporate-data-protection.com
Competent supervisory authority
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Contact information
Handelsgesellschaft Sparrenberg mbH, Brokstr. 77, 33605 Bielefeld, E-Mail: hg-sparrenberg@corporate-data-protection.com
Competent supervisory authority
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Contact information
Dr. Oetker Tiefkühlprodukte KG Wittlich, Dr.-Oetker-Straße, 54516 Wittlich; E-Mail: personal-wittlich@oetker.de, oetker-wittlich@corporate-data-protection.com
Competent supervisory authority
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Postfach 30 40, 55020 Mainz; E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Contact information
Dr. Oetker Tiefkühlprodukte Wittenburg KG, Südring 1, 19243 Wittenburg; E-Mail: personal-wittlenburg@oetker.de, oetker-wittenburg@corporate-data-protection.com
Competent supervisory authority
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin; E-Mail: info@datenschutz-mv.de
Imprint
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Dr. August Oetker Nahrungsmittel KG
Lutterstraße 14
33617 Bielefeld
Telefon: +49 (0) 521 155-0
E-Mail: service@oetker.de
Commercial register: Amtsgericht Bielefeld HR A 14203
VAT ID no.: DE 814411623
Authorized representative within the meaning of § 5 TMG (Telemedia Act): Daniela Emonts-Gast
The European Commission provides a platform for online dispute resolution (ODR). You can find the platform at http://ec.europa.eu/consumers/odr/We are not obliged or willing to participate in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration board.
